Declaración de ingresos
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Puede elegir cualquier sistema de registro adecuado a su negocio que muestre claramente sus ingresos y gastos. El tipo de negocio al que se dedique afecta al tipo de registros que debe mantener a efectos de los impuestos federales. Su sistema de mantenimiento de registros debe incluir un resumen de sus transacciones comerciales. Este resumen se hace normalmente en los libros de su negocio (por ejemplo, los diarios y libros de contabilidad). Sus libros deben mostrar sus ingresos brutos, así como sus deducciones y créditos. Para la mayoría de las pequeñas empresas, la cuenta corriente de la empresa es la principal fuente de entradas en los libros de la empresa.
Algunas empresas optan por utilizar programas de software de contabilidad electrónica o algún otro tipo de sistema electrónico para capturar y organizar sus registros. El programa de software de contabilidad electrónica o el sistema electrónico que elija debe cumplir los mismos principios básicos de mantenimiento de registros mencionados anteriormente. Todos los requisitos que se aplican a los libros y registros impresos también se aplican a los registros electrónicos. Para obtener información más detallada, consulte la publicación 583, Starting a Business and Keeping Records.
Cómo registrar los ingresos y los gastos en Excel
Muchas pequeñas empresas tienen dificultades para controlar los gastos de su negocio. De hecho, el pago de los gastos de funcionamiento fue el reto financiero más común descubierto por la Encuesta de Crédito a la Pequeña Empresa de la Reserva Federal, y el 47% de los propietarios de empresas dijeron que se verían obligados a utilizar sus fondos personales si los ingresos desaparecieran durante dos meses.
El seguimiento, el registro y el análisis de los gastos es un componente básico de la gestión financiera y, si se hace correctamente, puede aumentar considerablemente las posibilidades de que una empresa evite esos problemas financieros. Al hacer un seguimiento de los gastos, una empresa puede planificar mejor, anticiparse a las ralentizaciones del flujo de caja y asegurarse de que los gastos más importantes de la empresa -como las nóminas- se cubren siempre.
Los gastos de la empresa son los costes “ordinarios y necesarios” en los que se incurre para el funcionamiento de la empresa, como el inventario, los costes de las nóminas y el alquiler. También denominados deducciones, los gastos empresariales son los costes de explotación de una empresa. Se registran en la cuenta de resultados: estos gastos se restan de los ingresos del negocio para mostrar el beneficio o la pérdida neta de la empresa y la renta imponible.
Definición de registro de ingresos y gastos
Un gasto es una salida de dinero, o de cualquier forma de fortuna en general, hacia otra persona o grupo como pago de un artículo, servicio u otra categoría de costes. Para un inquilino, el alquiler es un gasto. Para los estudiantes o los padres, la matrícula es un gasto. La compra de alimentos, ropa, muebles o un automóvil suele ser un gasto. Un gasto es un coste que se “paga” o “remite”, normalmente a cambio de algo de valor. Algo que parece costar mucho es “caro”. Algo que parece costar poco es “barato”. Los “gastos de la mesa” son los gastos de una cena, un refresco, un banquete, etc.
En contabilidad, el gasto tiene un significado muy específico. Es una salida de efectivo u otros activos valiosos de una persona o empresa a otra persona o empresa. Esta salida de efectivo suele ser una de las partes de un intercambio por productos o servicios que tienen un valor actual o futuro igual o mejor para el comprador que para el vendedor. Técnicamente, un gasto es un acontecimiento en el que se consume un activo o se incurre en un pasivo. En términos de la ecuación contable, los gastos reducen el patrimonio de los propietarios. El Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad define los gastos como:… las disminuciones de los beneficios económicos durante el período contable en forma de salidas o agotamiento de activos o incurrencia de pasivos que dan lugar a disminuciones del patrimonio neto, distintas de las relativas a las distribuciones a los participantes en el capital [1].
Hoja de cálculo de ingresos y gastos
Los registros también proporcionan información a efectos del impuesto sobre la renta. Es más fácil presentar la declaración de impuestos si tienes organizados los registros que registran tus gastos en artículos deducibles de impuestos, como los gastos médicos y dentales, los gastos de guardería y las donaciones de caridad. Incluso si no tiene ningún ingreso, es importante presentar los impuestos sobre la renta para tener derecho a cualquier beneficio gubernamental.
Hay varias formas de hacer un seguimiento de sus gastos. Elija la técnica que mejor se adapte a usted y a su familia. Controla tus gastos y crea un sistema de archivo sencillo para guardar los totales de los gastos mensuales y los recibos importantes (los que puedas necesitar para la declaración de impuestos o las garantías).
Establece un sistema sencillo para archivar tus registros. Una carpeta de acordeón, una caja de archivos o un archivador funcionan bien. Organiza tus registros en diferentes categorías que se adapten a tu familia: Médico, Seguro, Escuela, Deportes, Banco, Hogar, etc. Puede utilizar carpetas de archivos o sobres grandes para guardar los recibos y papeles que desee conservar dentro de cada categoría.Archive sus resúmenes de gastos mensuales en una carpeta separada para que sea fácil encontrarlos cuando haya que presentar la declaración de la renta. Independientemente de sus ingresos, debe presentar siempre la declaración de la renta para poder acceder a los programas y prestaciones del gobierno, como el crédito GST, la prestación infantil de Canadá (CCB) y otras ayudas a los ingresos.
